Có bao giờ bạn thắc mắc vì sao hầu hết người Nhật đều tuân theo kỷ cương và làm việc vô cùng nề nếp không? Quy tắc 5S sẽ giúp bạn giải đáp một phần câu hỏi này!
5S là gì?
1. Seiri (整理) – Sàng lọc
2. Seiton (整頓) – Sắp xếp
3. Seisou (清掃) – Sạch sẽ
4. Seiketsu (清潔) – Săn sóc
5. Shitsuke (しつけ) – Sẵn sàng
Nghe qua thì có vẻ đơn giản nhưng các công ty Nhật đã dựa trên phương pháp 5S này để biến môi trường làm việc trở nên sạch sẽ, an toàn. Không những vậy, hiệu quả công việc và chất lượng sản phẩm cũng được cải tiến. Bên ngoài môi trường công sở, người Nhật cũng khuyến khích đưa 5S vào đời sống thường ngày để tạo dựng những thói quen tốt cho bản thân và gia đình.
Bạn có tò mò cách để thực hiện 5S này? Hãy cùng khám phá ngay trong từng ảnh bên dưới.
5S bắt nguồn từ đâu?
Nguồn gốc của phương pháp 5S này chưa được xác nhận nhưng Toyota là công ty đầu tiên lấy 5S làm cơ sở cho các nhân viên tuân theo. Từ đó, các công ty Nhật Bản cũng áp dụng triệt để phương pháp này.
5S hướng tới việc xây dựng một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp, thuận tiện và an toàn. Từ đó, tinh thần của mỗi cá nhân sẽ đạt được sự ổn định cũng như dần nâng cao ý thức kỷ luật để sống và làm việc hiệu quả. Phương pháp cũng góp phần tạo điều kiện thuận lợi để phát huy sáng kiến và đưa ra những đề xuất, ý tưởng mới. Đối với các doanh nghiệp, 5S như một bước đệm giúp xây dựng, nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp, đồng thời mang lại nhiều cơ hội trong kinh doanh.
Điều kiện tiên quyết để 5S trở nên hiệu quả là phương pháp phải được áp dụng thường xuyên, lặp lại đều đặn bởi tất cả mọi người thuộc tổ chức/doanh nghiệp.
Seiri (整理) - Sàng lọc
Bước sàng lọc đòi hỏi bạn phải phân loại những thứ cần và không cần thiết, sau đó vứt đi những thứ không cần thiết đó. Để tối ưu quá trình sàng lọc, bạn có thể xem xét từ tần suất sử dụng của từng món đồ, tầm quan trọng, mức độ hư hỏng của chúng rồi liệt kê ra theo thứ tự ưu tiên. Từ đó, bạn có thể đưa ra quyết định vứt đi hoặc thanh lý chúng như thế nào.
Việc làm này giúp không gian sống và làm việc trở nên thoáng đãng hơn, cũng dễ dàng sắp xếp hoặc tìm kiếm mỗi lần cần dùng đến
Seiton (整頓) - Sắp xếp
Sắp xếp không chỉ là làm mọi thứ trở nên gọn gàng mà còn là đặt chúng vào những vị trí thông minh, tiện lợi. Dựa vào danh sách đã có từ quá trình sàng lọc, bạn có thể áp dụng quy tắc sắp xếp những vật thường xuyên sử dụng gần ở vị trí làm việc hoặc dễ lấy trong nhà. Những thứ ít được sử dụng hơn sẽ được xếp ra xa.
Các vật cũng cần được sắp xếp sao cho dễ phân biệt như xếp theo màu sắc, theo tính chất, theo chức năng, v.v… Như vậy bạn sẽ tiết kiệm được khối thời gian mỗi lần tìm kiếm hoặc hướng dẫn người khác chỗ bạn cất một món đồ nào đó.
Seisou (清掃) - Sạch sẽ
Một không gian sạch sẽ luôn có lợi cho sức khỏe cũng như tạo được ảnh hưởng tích cực đến tâm trạng của chúng ta. Từ đó mà chất lượng sống và làm việc cũng được nâng cao.
Tuy nhiên, để biến môi trường trở nên sạch sẽ cũng đòi hỏi mỗi người phải có trách nhiệm dù đó là chỗ ở cá nhân hay nơi công cộng. Giữ gìn vệ sinh cần bắt đầu từ những thói quen nhỏ như dọn dẹp bàn học, tự giác đổ rác khi thùng rác đầy, lau/quét nhà định kỳ, v.v… Có những doanh nghiệp khuyến khích nhân viên dành 3 phút mỗi ngày để dọn dẹp cũng là một ý hay giúp nhân viên có ý thức hơn đối với khu vực làm việc của chính mình.
Seiketsu (清潔) - Săn sóc
Săn sóc ở đây còn có thể hiểu là duy trí. Bước Seiketsu yêu cầu ta phải liên tục thực hiện 3 bước trên thật tốt và không ngừng cải thiện để mỗi bước trở nên hiệu quả hơn mỗi ngày. Đối với doanh nghiệp, Seiketsu là bước kiểm tra, đánh giá chất lượng của 3S trước để hoàn thiện chúng. Từ đó, các doanh nghiệp sẽ thiết lập một quy trình thống nhất để toàn thể nhân viên có thể dựa vào và tiếp tục rèn luyện, phát triển lâu dài.
Seiketsu (清潔) - Săn sóc
Săn sóc ở đây còn có thể hiểu là duy trí. Bước Seiketsu yêu cầu ta phải liên tục thực hiện 3 bước trên thật tốt và không ngừng cải thiện để mỗi bước trở nên hiệu quả hơn mỗi ngày. Đối với doanh nghiệp, Seiketsu là bước kiểm tra, đánh giá chất lượng của 3S trước để hoàn thiện chúng. Từ đó, các doanh nghiệp sẽ thiết lập một quy trình thống nhất để toàn thể nhân viên có thể dựa vào và tiếp tục rèn luyện, phát triển lâu dài.
